Resmi süresi boyunca muhafaza edilmesi gereken tüm irsaliye, fatura, belge ve dökümanların saklandığı arşiv odaları, en düzgün ortam şartlarına uygun olması gereken noktalardan biridir. Ortamdaki nemin, sıcaklığın, su kaçaklarının, varsa klima ve hava akış kontrolü, manyetik kapı ve hareket sensörleri ile bir arşivin olmazsa olmazı duman dedektörlerinin tek noktadan kontrolü ve sürekli izlenebilirliği tek noktadan sağlanabilmekte, olası bir olumsuz duruma karşı dijital çıkışları sayesinde kontrol ve kumanda edebilme özelliği mevcuttur.