Herhangi bir işte, iyileştirme fırsatı sonsuzdur. Gerçekleşen süreçlerin sayısı, dahil olan insanlar ve sürekli gelişen teknoloji ile süreç optimizasyonu, kuruluşunuzu sürekli olarak iyileştirmeye yardımcı olmanın bir yoludur.
Süreç Optimizasyonu için 5 Adım
İşletmenizde süreç optimizasyonunu başlatmak için bu beş adımı izleyebilirsiniz:
1. Tanımlayın/Haritasını Çıkarın
Neleri geliştirmeniz gerektiğini bilmek için önce iyileştirme yapılacak yerleri belirlemelisiniz. Bunu yapmak için süreç eşlemesini kullanabilirsiniz. Süreçlerin ana hatlarını çizerken, zorlukların nerede olduğunu belirlemeye yardımcı olmak için ekibinizden ve günlük operasyonlara dahil olanlardan yararlanabilirsiniz. Her seferinde bir konuya odaklanmalısınız.
2. Yeniden Düşünün
İş süreci optimizasyonu, mevcut kaynakların kullanımı ile sağlanabilir. Bu süreçte değişiklikleri uygulamak için ihtiyacınız olan her şeye sahip olabilirsiniz bazı durumlarda bu yeterli olmayabilir. Yeniden düşünmek veya yaratıcı problem çözmek size avantaj sağlayabilir. Sorunu çözmeye yardımcı olabilecek araçların eksik olduğunu fark ederseniz, araç yığınınıza eklemeyi göz ardı etmeyin. Araç yığınına ekleme yapmak ön maliyet olsa da, değişikliğin getirdiği genişletilmiş faydalar için gerekli görülebilir.
3. Analiz Edin
“Olmak” sürecini planlayın. Sınırları belirleyen, hedefleri tanımlayan ve değişikliğin uygulanmasından sorumlu olacak bir ekip oluşturan bir eylem planı geliştirmek isteyeceksiniz. Aynı zamanda, KPI'ları (temel performans göstergeleri) tanımlayarak başarıyı nasıl ölçeceğinizi de açıklamalısınız.
4. Otomatikleştirin
Süreçleri optimize ederken otomasyonun devreye girmesi muhtemeldir. Bunun nedeni, maliyetleri düşürmenin ve verimliliği artırmanın en iyi yollarından biri olmasıdır. Tekrarlayan ve zaman alan görevleri yönetmek için otomasyonu kullanabilirsiniz. Bir örnek olarak, veri girişi görevlerinin otomasyonu ile, genellikle insanların elinde meydana gelen hatalarda bir azalma olduğunu fark edeceksiniz. İş otomasyon yazılımı aşağıdakilere yardımcı olabilir:
1- Kayıtları tutmak
2- Verileri depolamak
3- Verileri eşleştirmek
4- Bildirim göndermek
5- Kayıtları izlemek ve daha fazlası
Otomatikleştirilmiş iş akışları, alt düzey görevlerden uzaklaştırıldıkları ve üst düzey analitik görevler yerine odaklanabildikleri için çalışan memnuniyetini artırmaya da yardımcı olur.
5. Monitör
Proses optimizasyonu süreklidir. Bu, herhangi bir değişiklik veya optimizasyon yapıldıktan sonra, başarı veya düşüşler için izlenmesi ve izlenmesi gerektiği anlamına gelir. Otomasyon araçlarıyla süreçleri kolayca izlemenin bir yolu, raporlara ve canlı zamanlı gösterge tablolarına güvenmektir.